L’Institut français de Madrid recherche un assistant.e administratif.ve de l’orientation des étudiants et à la direction des cours sur la gestion RH des professeurs et des cours externes. A partir du 16 décembre 2022.
Présentation de l’Institut français d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Description du service :
L’agent serait placé sous la responsabilité de la Direction des cours.
La direction des cours est organisée en 2 pôles :
- Le pôle «Administration des cours» regroupe les aspects relations usagers, les cours externes, les examens et les séjours linguistiques,
- Le pôle «Enseignement» qui comprend la coordination pédagogique, le secteur innovation-pédagogique multimédia, la bibliothèque de l’enseignant et l’équipe pédagogique
Au total, la direction des cours emploie 64 personnes.
Descriptif de la mission
Au sein de la direction des cours, l’assistant.e a pour mission d’aider le directeur des cours dans l’organisation des rentrées scolaires, des procédures d’orientation, la gestion administrative des personnels enseignants, et les indicateurs d’activités et bilans. Les missions sont précisées ci-dessous :
- Planification et organisation de cours (portes ouvertes, orientations et ventes de produits, conception emplois du temps en lien avec la coordinatrice pédagogique).
- Gestion administrative du personnel enseignant en concertation avec la gestion des cours et des examens. (fiche navette, relevé d’heures, remplacement des enseignants, planification d’heures du crédit horaire pour chaque secteur d’activité).
- Développement d’indicateurs pour aider au contrôle de gestion et à l’établissement d’un bilan des activités de cours et d’examens.
- Planification et coordination des orientations Iors des différentes rentrées et en cours d’année ainsi que le classement et archivage des tests d’orientation.
- Participation au projet de rénovation des procédures d’orientation et d’inscription des nouveaux étudiants, Appui au Directeur des Cours sur la mise en place de fiches procédures.
- Participation à la réalisation des documents d’information destinés aux étudiants (offres de cours et certifications) de différents supports,
- Participation à la réflexion quant au changement éventuel de l’offre de cours et à sa mise place,
- Animation de réunions hebdomadaire avec le secrétariat des cours et l’accueil afin de ventiler et mettre en application stratégiquement les décisions validées par la Direction.
- Co-Référent national logiciel Arc-En-Ciel. Volet appui pratique aux antennes sur maniement quotidien et problème urgent à résoudre
- Aide à la coordination auprès de la direction des cours : sélectionner les professeurs, établir un contingent prévisionnel d’heures par enseignant, déclarer mensuellement les heures réalisées, gérer les remplacements, mettre en paiement les éventuelles factures de professeurs auto-entrepreneurs,
- Aide à la coordination auprès des professeurs : affecter les cours, transmettre les attentes du client et le niveau des apprenants, collecter les registres d’assiduité et les bilans de formation.
Relations fonctionnelles avec les services de l’antenne : Direction des cours, Secrétariat général, Coordination pédagogique, Comptabilité, Bureau des examens, Accueil et Secrétariat.
Expérience requise
Diplôme : Licence
Domaine : Gestion Entreprises & Administrations, Administration, Ressources humaines
Expérience : en gestion administrative et RH
Connaissances
- Maîtrise des Outils Bureautiques
- Maîtrise Logiciel métier AEC
- Pratique courante des tableau de bord et Indicateurs
- Pratique courante des techniques commerciales
- Gestion des Ressources Humaines
- Connaissance des méthodologies d’enseignement FLE et FOS
- Langues: Français et Espagnol niveau C1
Compétences recherchées
- Connaissances et appétence pour la gestion administrative
- Savoir Implanter et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord)
- Savoir rendre-compte
- Savoir s’organiser, planifier et anticiper son travail.
Qualités Requises
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Perséverance (fournir l’effort afin de terminer et de réussir le travail demandé)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Sens du service public (Servir l’intérêt général)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- Initiative (proposer ou entreprendre un travail et en juger la qualité)
- Réactivité, fléxibilité
Particularités du poste
Travailler en équipe avec la personne en retraite partielle (Contrat relevo-relevista) et avec les cours externes
Conditions
Poste à pourvoir à partir du 16/12/2022
Contrat CDD de 27 mois (Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada)
Contrat à temps partier (50%), 19h30 hebdomadaire
Du lundi au samedi
Recrutement
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol à recrutement@institutfrancais.es avant le 09/12/2022