Présentation de l’Institut francais d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Liaisons Hiérarchiques : l’agent est placé sous la responsabilité de la Directrice déléguée de l’antenne
Description du service ou département d’exercice de l’agent :
L’antenne de Saragosse de l’Institut français d’Espagne se compose d’une quinzaine de personnes.
Le service des cours et des examens est composé d’un directeur des cours et des examens, d’une coordinatrice des cours, d’un assistant des cours et d’un assistant des examens et certifications, ainsi que de l’équipe enseignante.
Descriptif de la Mission :
Le/la titulaire du poste organise le fonctionnement, la gestion financière et la gestion des ressources humaines de l’antenne et pilote, gère et organise le service des cours et des examens, en cohérence avec la stratégie nationale de l’Institut français d’Espagne (IFE).
Il/Elle est notamment en charge des missions suivantes :
Au titre du secrétariat général :
La gestion financiere et budgétaire :
- Préparer et suivre le budget initial et rectifiés,
- Mettre en place des outils de pilotage, d’optimisation et tableaux de bord,
- Gérer les recettes de droit constaté et les remboursements,
- Gérer les dépenses de droit constaté, fournisseurs et mise en paiement.
La gestion des Ressources Humaines (RH) :
- Organiser les réunions de dialogue social et rédiger les comptes rendus,
- Verifier et actualiser les dossiers individuels des salariés et déclarations réglementaires,
- Rassembler les besoins de formations et établir un plan de formation,
- Etablir, actualiser les suivis de gestion des RH : tableaux bord, plannings, etc.,
- Mettre en oeuvre et suivre les applications de gestion RH, comme Edutempo,
- Informer le personnel sur les spécificités de la structure et la législation,
- Organiser les élections du personnel,
- Préparer les éléments de paie en lien avec la Direction Générale,
- Effectuer le suivi des opérations RH : recrutements, formation, etc.,
- Gérer les contrats d’externalisations,
La gestion administrative :
- Rédaction d’actes, de contrats, de conventions de prestation ;
- Gestion et suivi des contrats des fournisseurs ;
- Préparation des pièces justificatives des dépenses et recettes, mandater et titrer ;
- Assurer la relation avec les fournisseurs, du devis à la mise en paiement.
La gestion logistique, matérielle et immobilière
- Suivi du répertoire mobilier de l’antenne,
- Suivi des investissements et travaux menés par l’antenne,
Au titre de la direction des cours
La définition de la politique du service : élaborer et adapter l’offre de cours de français généraux et spécialisés aux besoins et demandes du public ; capter de nouveaux publics dont entreprises et institutions en élargissant l’offre, fidéliser le public existant en optimisant les produits ; promouvoir les certifications ; coordonner les services pédagogiques des cours et des examens : orientation, suivi des étudiants, inscriptions, certification, innovation pédagogique, etc. ;
La gestion des ressources humaines : encadrer les enseignants et une équipe administrative : recrutements, animation, répartition des tâches, entretiens individuels annuels, plan de formation adapté aux nécessités de l’antenne et de l’évolution des personnels, encadrement pédagogique, participation au dialogue social, etc. ;
Assurer le suivi du budget du service en vue d’atteindre des objectifs de rentabilité ; programmer les moyens ; assurer le bon déroulement logistique et organisationnel de l’activité ;
Impulser et mettre en œuvre des opérations de promotion par une démarche marketing en lien avec la collègue en charge de la communication et du marketting ;
Rechercher des partenariats et des accords institutionnels dans le cadre des activités de cours et de certifications ;
Indicateurs de pilotage : inscriptions (en cours intra-muros, entreprises, institutions et établissements d’enseignement), heures d’enseignement, heures-élèves, diplômes de DELF junior, scolaire, prim, tout public et DALF présentés chaque année ; tenir des statistiques à jour.
Diplômes / Expériences requis :
- Diplôme : Master FLE
- Expérience : Dans le domaine de l’enseignement du FLE et en gestion d’équipe
Connaissances (Savoirs) :
Tableau de bord – Indicateurs | Pratique Courante
Outils bureautiques Word / Excel | Maîtrise
Droit du travail / législation sociale | Souhaitée
Gestion comptable et budgétaire | Souhaitée
Nomenclature comptable M9-5 | Souhaitée
Acteurs français et locaux du domaine d’activité | Pratique
Education/Formation | Expert
Environnement professionnel du domaine d’activité | Maîtrise
Gestion de l’information | Maîtrise
Management/Pilotage | Expert
Pédagogie | Expert
Stratégie marketing | Souhaitée
Techniques du domaine d’activité | Expert
Techniques et supports de communication/médias | Souhaitée
Linguistiques :
- Français – Maternel
- Espagnol – B2
Compétences recherchées (Savoir-faire) :
- Savoir hierarchiser et gérer les urgences
- Savoir rédiger dans les deux langues
- Savoir négocier
- Fédérer les équipes autour de projets
- Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
- Animer une équipe
- Anticiper un risque, une évolution
- Communiquer
- Conduire le changement
- Constituer et entretenir un réseau
- Coordonner
- Elaborer un budget
- Elaborer un plan d’action, un programme
- Gérer une relation client
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :
- Esprit d’équipe
- Assiduité
- Organisation
- Communication
- Discrétion
- Sens du service public
- Efficacité
- Polyvalence – Adaptabilité
- Aisance relationnelle
- Aptitude à l’écoute
- Dynamisme
- Etre force de proposition
- Faculté d’adaptation
- Sens de la pédagogie
Particularités de recrutement et salariales :
- Type de Contrat : Contrat à durée indéterminée
- Statut : Convention collective de l’enseignement et la formation non réglementés
- Poste à pourvoir au 1er octobre
Les personnes intéressées sont invitées à adresser lettre de motivation et CV en français et en espagnol, ainsi que des références, aux coordonnées ci-dessous avant le: 17 septembre.
- Personnes à contacter : Secrétariat général de l’Institut français d’Espagne
- Mail : recrutement@institutfrancais.es