L’Institut français de Madrid recherche son Secrétaire général adjoint. Contrat de 39h hebdomadaires du lundi au vendredi. Poste à pourvoir au 08 janvier 2024.

Présentation de l’Institut français d’Espagne

L’Institut français d’Espagne est le service de l’ambassade de France en Espagne chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation, de culture, d’échanges scientifiques et universitaires. Il est composé de 6 antennes, Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes (organisation d’expositions), ses cinéastes (séances de cinéma), ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs (musiciens, danseurs, acteurs, metteurs en scène), etc.
▪ Une mission plus générale de forum interculturel.

Liaison hiérarchique

L’agent est placé sous la double responsabilité de la Secrétaire générale de l’Institut français d’Espagne et du Directeur délégué de l’antenne de Madrid de l’Institut français d’Espagne.

Description du service ou département d’exercice de l’agent

Le secrétariat général adjoint de l’antenne de Madrid est composé de 2 pôles : le pôle budgétaire-comptable et le pôle des services intérieurs. Le titulaire du poste encadre l’activité de la dizaine d’agents de ces 2 pôles pour garantir le bon fonctionnement de l’établissement. Il sert aussi d’interface avec tous les autres services de l’antenne de Madrid (cours, culture, communication…) et avec le secrétariat général de l’IF d’Espagne à compétence nationale.

Descriptif de la mission

Le.La secrétaire général adjoint contribue au pilotage budgétaire et financier de l’antenne de Madrid, notamment dans le cadre de la programmation du budget initial et dans le suivi de l’exécution budgétaire. Il/Elle assure une mission de contrôle de gestion visant à améliorer le fonctionnement de l’Institut. Par ailleurs, il/elle est en charge de la gestion du service intérieur de l’antenne de Madrid : suivi et organisation de la sécurité et de la maintenance du bâtiment et des équipements, coordination des activités et organisation du travail du personnel technique et des prestataires extérieurs, suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement et recherche d’optimisation financière.

>>> La gestion financiere et budgétaire (sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l’IF d’Espagne) :

1/ Préparation du budget initial et des budgets rectificatifs de l’antenne de Madrid en lien avec les différents services et sur la base des engagements et prévisions de dépenses et de recettes, suivi de la trajectoire financière de l’établissement ;

2/ Suivi de l’exécution budgétaire c’est à dire des recettes et des dépenses de l’antenne de Madrid en cours d’année : saisie de certaines dépenses dans le logiciel de gestion comptable dans le respect de la nommenclature comptable en vigueur et des règles de comptabilité publique française ;

3/ Suivi du contrôle interne budgétaire et comptable (CIBC) : en lien avec l’agence comptable de l’Institut et la secrétaire générale de l’IF Espagne : mise en place de procédures internes pour limiter les risques budgétaires et comptables, actualisation des informations de l’antenne de Madrid sur la plateforme dédiée au CIBC ;

4/ Régisseur d’avances de l’antenne de Madrid ;

5/ Préparation, présentation et paiement des déclarations d’impôts (IVA…).

>>> La gestion des Services Intérieurs (sous la responsabilité du Directeur délégué de l’antenne de Madrid) :

1/ Programmation et mise en œuvre d’un plan d’entretien du bâtiment en lien avec le responsable du service technique ;

2/ Supervision de l’organisation et de la planification du travail du personnel technique en fonction du planning d’activités en lien avec le responsable du service technique ; Encadrement des autres agents du pôle service intérieurs à savoir agents d’accueil et informaticiens ;

3/ Responsable sécurité en lien avec le prestataire de prévention des risques (suivi et mise en place du plan d’autoprotection, organisation d’exercices d’évacuation, suivi de l’entretien du matériel de sécurité…) ;

4/ Suivi opérationnel des contrats de prestations d’entretien et de maintenance et de diverses prestataires. Suivi des relations avec le gérant de la cafétéria hébergée à l’Institut ;

5/ Gestion du budget logistique et supervision des commandes et achats en fonction des besoins des services généraux (demande de devis, recherche de fournisseurs, mise en place de marchés, gestion des stocks et fournitures) dans un soucis d’économie et de gestion efficace ;

6/ Suivi des travaux immobiliers et d’entretien du matériel en lien avec le responsable technique ;

7/ Gestion des autorisations de circulation et de parking.

Liaisons fonctionnelles / externes

Relations étroites avec le directeur délégué et avec l’équipe administrative et enseignante de l’antenne, les fournisseurs, les autorités publiques… Echanges fréquents avec les secrétaires généraux adjoints des autres antennes de l’IF Espagne. Echanges avec les services de l’ambassade de France concernant notamment l’immobilier et les charges communes.

Diplômes / Expériences requis

Licence / Maîtrise dans les secteurs des Finances, du Management, de la RH.

Expérience : Années dans un domaine similaire nécessaires.

Connaissances (Savoirs)

Tableau de Bord – Indicateurs : pratique courante.

Word / Excel : maîtrise.

Logiciel métier : idéalement ELAP (ou expérience d’un autre logiciel de gestion comptable) : pratique courante.

Management et gestion d’équipes : pratique courante.

Relations clients/fournisseurs : pratique courante.

Connaissance de la nomenclature Comptable M9-7 et de la comptabilité publique française serait un atout pour une candidature de même qu’une connaissance du réseau diplomatique français.

Connaissance du droit du travail espagnol et de la gestion RH serait un atout.

Linguistiques

Français : C1

Espagnol : C1

Compétences recherchées ( Savoir-faire)

1. Savoir hierarchiser et gérer les urgences,

2. Savoir rédiger dans les 2 langues,

3. Savoir négocier,

4. Savoir rendre-compte,

5. Capacité à s’adapter aux changements,

6. Savoir encadrer une équipe,

7. Assurer le suivi budgétaire,

8. Fédérer les équipes autour de projets.

Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être

* Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)  

* Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)  

* Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)  

* Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)  

* Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)  

* Sens du service public (Servir l’intérêt général)  

* Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)  

* Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)  

* Autonomie (se prendre en charge, selon ses responsabilité et agir au moment opportun, suivant contexte)  

Autres : Réactivité et proactivité, Sens de l’écoute.

Type de Contrat

CDI / Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.

Salaire : 32000€ (annuel brut sur12 mois).

Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol, CV et références, avant le 11/12/2023 à recrutement@institutfrancais.es.

También te puede interesar

Empleo

«Secrétaire général adjoint» de l’antenne de Madrid de l’Institut français d’Espagne (H/F)