Secrétaire général adjoint
Présentation de l’Institut francais d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Liaisons Hiérarchiques :
L‘agent est placé sous la double responsabilité de la Secrétaire générale de l’Institut français d’Espagne et du Directeur délégué de l’antenne de Madrid de l’IF Espagne
Description du service ou département d’exercice de l’agent :
Le secrétaire général adjoint de l’antenne de Madrid est l’adjoint de la secrétaire générale de l’IF Espagne au niveau de l’antenne de Madrid. Il assure le secrétariat général au niveau de l’antenne de Madrid.
Le secretariat géneral adjoint de l’antenne de Madrid est composé de 2 pôles : le pôle budgétaire-comptable et le pôle des services intérieurs. Le titulaire du poste encadre l’activité de la dizaine d’agents de ces 2 pôles pour garantir le bon fonctionnement de l’établissement. Il sert aussi d’interface avec tous les autres services de l’antenne de Madrid (cours, culture, communication…) et avec le secrétariat général de l’IF d’Espagne à compétence nationale.
Descriptif de la Mission :
Le secretariat géneral adjoint contribue au pilotage budgétaire et financier de l’antenne de Madrid, notamment dans le cadre de la programmation du budget initial et dans le suivi de l’exécution budgétaire. Il assure une mission de gestion visant à améliorer le fonctionnement de l’Institut.
La gestion financière et budgétaire (sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l’IF d’Espagne) :
- Préparation du budget initial et des budgets rectificatifs de l’antenne de Madrid en lien avec les différents services et sur la base des engagements et prévisions de dépenses et de recettes, suivi de la trajectoire financière de l’établissement ;
- Suivi de l’exécution budgétaire c’est à dire des recettes et des dépenses de l’antenne de Madrid en cours d’année : saisie de certaines dépenses dans le logiciel de gestion comptable dans le respect de la nomenclature comptable en vigueur et des règles de comptabilité publique francaise ;
- Suivi de l’exécution budgétaire c’est à dire des recettes et des dépenses de l’antenne de Madrid en cours d’année : saisie de certaines dépenses dans le logiciel de gestion comptable dans le respect de la nomenclature comptable en vigueur et des règles de comptabilité publique francaise ;
- Régisseur d’avances de l’antenne de Madrid ;
- Préparation, présentation et paiement des déclarations d’impôts (IVA…).
La gestion des services intérieurs (sous la responsabilité du Directeur délégué de l’antenne de Madrid) :
- Programmation et mise en œuvre d’un plan d’entretien du bâtiment en lien avec le responsable du service technique ;
- Supervision de l’organisation et de la planification du travail du personnel technique en fonction du planning d’activités en lien avec le responsable du service technique ; encadrement des autres agents du pôle service intérieurs, à savoir agents d’accueil et informaticiens ;
- Responsable sécurité en lien avec le prestataire de prévention des risques (suivi et mise en place du plan d’autoprotection, organisation d’exercices d’évacuation, suivi de l’entretien du matériel de sécurité…), participation au Comité de santé et sécurité de l’antenne de Madrid ;
- Suivi opérationnel des contrats de prestations d’entretien et de maintenance et de divers prestataires; suivi des relations avec le gérant de la cafétéria hébergée à l’antenne de Madrid ;
- Gestion du budget logistique et supervision des commandes et achats en fonction des besoins des services généraux (demande de devis, recherche de fournisseurs, mise en place de marchés, gestion des stocks et fournitures) dans un soucis d’économie et de gestion efficace ;
- Suivi des travaux immobiliers et d’entretien du matériel en lien avec le responsable technique ;
- Gestion des autorisations de circulation et de parking ;
- Gestion des locations d’espaces à des tiers.
L’appui à la gestion des Ressources Humaines (sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l’IF d’Espagne):
- Aider à organiser les réunions de dialogue social et à rédiger les comptes-rendus ;
- Rassembler les besoins de formations et établir un plan de formation ;
- Faire le lien avec le pôle RH du siège de l’IF sur divers dossiers (recrutements, rémunération, gestion des carrières, etc) ;
- Participation au Comité d’entreprise de l’antenne de Madrid.
Liaisons fonctionnelles / externes :
Relations étroites avec le Directeur délégué et avec l’équipe administrative et enseignante de l’antenne, les fournisseurs, les autorités publiques… Echanges fréquents avec les secrétaires géneraux adjoints des autres antennes de l’IF Espagne. Echanges avec les services de l’ambassade de France concernant notamment l’immobilier et les charges communes, et en particulier avec le chef de sécurité opérationnel (CSO).
Diplômes / Expériences requis :
- Diplôme – Licence / Master
- Précisions domaine.s : Finances, Management, RH, Immobilier
- Expérience : Expérience appréciée sur un poste similaire
Connaissances (Savoirs) :
- Tableau de Bord – Indicateurs : Pratique Courante
- Outils Bureautiques (Word / Excel) – Maîtrise
- Logiciel métier : idéalement ELAP (ou expérience d’un autre logiciel de gestion comptable) – Pratique Courante
- Management et gestion d’équipes – Maîtrise
- Relations clients/fournisseurs – Pratique Courante
- La connaissance de la nomenclature Comptable M9-7 et de la comptabilité publique francaise serait un plus pour une candidature, de même qu’une connaissance du réseau diplomatique francais.
- La connaissance du droit du travail espagnol et de la gestion RH serait un atout.
Linguistiques :
- Français – Niveau C1
- Espagnol – Niveau C1
Compétences recherchées ( Savoir-faire) :
- Savoir hierarchiser et gérer les urgences,
- Savoir rédiger dans les deux langues,
- Savoir négocier,
- Savoir rendre-compte,
- Capacité à s’adapter aux changements,
- Savoir encadrer une équipe,
- Assurer le suivi budgetaire,
- Fédérer les équipes autour de projets.
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :
- * Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- * Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)
- * Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- * Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- * Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- * Sens du service public (servir l’intérêt général)
- * Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- * Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- * Autonomie (se prendre en charge, selon ses responsabilité et agir au moment opportun, suivant contexte)
- Autres : Réactivité et proactivité, Sens de l’écoute
Particularités de recrutement et salariales :
- Type de Contrat : Contrat à durée indéterminée
- Convention collective applicable : Enseignement et formation non réglementés
- Salaire brut annuel sur 12 mois : 30 514 €
- Date limite de candidature : 17 mai 2026
- Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2026
- Horaires : Du lundi au vendredi – Horaires fixes avec possible flexibilité
- Modalités de candidature :
Les candidat·e·s sont invité·e·s à envoyer un CV et une lettre de motivation en français et en espagnol aux adresses «recrutement@institutfrancais.es» et «paul.lalloz@institutfrancais.es», en précisant dans l’objet du message : « Candidature au poste de secrétaire général adjoint à l’IF Madrid – Réf. 260402 ».
Le niveau en français et en espagnol fera l’objet d’une vérification au cours du processus de recrutement.
Sans réponse de l’IF dans un délai d’un mois après la date limite de candidature, toute candidature pourra être considérée non retenue.