Poste à pourvoir en mars 2023. Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol, CV et références, au plus tard le 28/02/2023.

L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.

Description du service ou département d’exercice de l’agent :

Sous l’autorité et l´impulsion du directeur délégué, de la direction des Cours de l’antenne et avec le secrétaire général de l’Institut français d’Espagne, le secrétaire général adjoint organise le fonctionnement, la gestion financière et la gestion des ressources humaines de l’antenne.

Descriptif de la Mission :

Sous l’autorité de la directrice déléguée, le secrétaire général adjoint organise le fonctionnement, la gestion financière et la gestion des ressources humaines de l’antenne. Il est notamment en charge des missions suivantes :

La gestion financière et budgétaire :  

1 – Préparer et suivre le budget initial et rectifiés,  

2 – Mettre en place des outils de pilotage, d’optimisation et tableaux de bord,  

3 – Collaborer avec le SG de l’IFE pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités  

4 – Gérer les recettes de droit constaté et les remboursements    

5 – Gérer les dépenses de droit constaté, fournisseurs et mise en paiement      

La gestion des Ressources Humaines (RH) :  

1 – Organiser les réunions de dialogue social et rédiger les comptes rendus,  

2 – Vérifier et actualiser les dossiers individuels des salariés et déclarations réglementaires,

3 – Rassembler les besoins de formations et établir un plan de formation,  

4 – Etablir, actualiser les suivis de gestion des RH : tableaux bord, plannings…,  

5 – Mettre en oeuvre et suivre les applications de Gestion RH, comme edutempo,  

6 – Informer le personnel sur les spécificités de la structure et législation,  

7 – Organiser les élections du personnel,  

8 – Préparer les éléments de paie en lien avec la Direction Générale,  

9 – Envoyer les fiches de paie au personnel,  

10 – Organiser les recrutements : fiche de poste, présélection, entretien, synthèse ;  

11 – Effectuer le suivi des opérations RH : Recrutements, formations…,  

12 – Gérer les contrats d’externalisations,  

13 – Gérer la prévention des risques sur le lieu de travail,      

La gestion administrative :  

1 – Rédaction d’actes, de contrats, de conventions de prestation,

2 – Gestion et suivi des contrats des fournisseurs,

3 – Préparation des pièces justificatives des dépenses et recettes, mandater et titrer,  

4 – Assurer la relation avec les fournisseurs, du devis à la mise en paiement.      

La gestion logistique, matérielle et immobilière   

1 – Suivi du répertoire mobilier de l’antenne,  

2 – Suivi des investissements et travaux menés par l’antenne,  

3 – Élaborer et surveiller le plan de sécurité active et passive en lien avec la Direction et le préventeur délégué de prévention des risques au travail,  

4 – Assurer l’interface avec le prestataire en charge de la protection des données.

Liaisons fonctionnelles / externes :

Relations étroites avec la directrice déléguée et avec l’équipe administrative de l’antenne, collaboration avec le secrétariat général de l’Institut français d’Espagne.

Diplômes / Expériences requis :

Diplôme : Licence / Maîtrise          

Précisions domaine.s : Finances, Management, RH    

Expérience : Années dans un domaine similaire nécessaires

Connaissances (Savoirs) :

Tableau de Bord – Indicateurs : Pratique Courante

Outils Bureautiques – Word / Excel : Maîtrise

Logiciel métier – ELAP : Pratique Courante

Gestion des Ressources Humaines – Edutempo : Pratique Courante

Droit du travail / législation sociale : Pratique Courante

Gestion Comptable et Budgétaire : Pratique Courante

Nomenclature Comptable M9-5 : Pratique Courante

Linguistiques :

Français : niveau Maternel

Espagnol : niveau B2

Compétences recherchées ( Savoir-faire) :

1. Savoir hiérarchiser et gérer les urgences,

2. Savoir rédiger dans les 2 langues,

3. Savoir négocier,

4. Fédérer les équipes autour de projets  

Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :

 * Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)  

* Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)  

* Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)  

* Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)  

* Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)  

* Sens du service public (Servir l’intérêt général)  

* Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)  

* Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)  

Autres : Réactivité et proactivité, sens de l’écoute.

Particularités de recrutement et salariales :

Type de Contrat : CDI      

Statut : Jefe de Administracion – Convenio enseñanza y formacion no reglada

Salaire : 25.000 € annuel brut sur 12 mois.

Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol, CV et références, en écrivant à recrutement@institutfrancais.es, au plus tard le 28/02/2023.

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Empleo

Secrétaire Général Adjoint de l’antenne de l’Institut français d’Espagne à Saragosse