L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.

L’antenne de Bilbao reçoit une moyenne de 600 élèves par an avec un public majoritairement composé d’enfants et d’adolescents. Elle est un pôle important dans le Nord de l’Espagne pour les certifications avec une moyenne de 1150 candidats par an au DELF et au DALF. (8 séances par an)

Le département des cours est composé de deux personnes administratives : une personne pour l’accueil et les inscriptions des cours et une personne pour la gestion administrative du DELF et du DALF et en charge des cours extérieurs et séjours linguistiques. L’équipe pédagogique est composée d’une coordinatrice pédagogique et de 10 professeurs.

Pacé/e sous la responsabilité de la Responsable des Cours, le/la Secrétaire examens, cours externes et séjours linguistiques collabore avec la responsable du centre d’examens pour garantir la logistique de l’organisation des certifications DELF-DALF et TCF (gestion administrative et suivi logistique), ainsi que pour le développement des cours externes et la gestion et la promotion des séjours linguistiques. Elle assure les missions :

> La gestion administrative des certifications :   Prospects :   

1 Actualisation de la base de données des établissements partenaires,

2 Aide à l’organisation de rencontres entre partenaires éducatifs.

> Communication et inscriptions des candidats   

1 Elaboration des calendriers des examens,

2 Informations aux candidats, vérification de données et saisie des informations sur les logiciels de gestion interne,

3 Élaboration du planning de la séssion. Édition et envoi des convocations aux candidats et au examinateurs/correcteurs,    

> Organisation logistique DELF-DALF:  

1 Elaboration du planning et des listes de passation des épreuves oraux et écrits,

2 Recherche des salles et aménagement de l’espaces avant des épreuves collectives et individuelles,

3 Préparation des enveloppes pour des examens écrits et découpages des sujets pour passation des oraux,

4 Surveillance des épreuves oraux et écrits,

5 Saisie des notes sur le logiciel, envoie des résultats et des diplômes aux centres scolaires.

> Organisation logistique TCF :    

1 Elaboration des calendriers de passation,

2 Saisie des inscriptions sur le logiciel interne, et envoi des convocations aux candidats, 

3 Elaboration du planning de passations et recherche de surveillants et examinateurs pour l’oral,

4 Après les épreuves, envoi des documents par la poste. Envoi des résultats aux candidats.

> Missions spécifiques diverses :   

Appui et remplacement de la personne de l’accueil le lundi matin et en cas d’absence.  

Appui à l’inscription des élèves pendant les périodes d’inscription, notamment à la Rentrée.

Relations fonctionnelles avec les services de l’antenne et l’équipe enseignante.
Contacts avec les centres scolaires locaux, lycée français de Bilbao…

Diplôme : Licence / Maîtrise          

Précisions domaine.s : Gestion, Administration    

Expérience : Expérience similiaire appréciée

Outils Bureautiques Microsoft . Maîtrise

Logiciel métier GAEL, TEO, AEC, Fled-Flad, BOOKEO : Apprécié

Francais : niveau  B1 au minimum

Espagnol : niveau B2 au minimum

1. Sens commercial: Connaissance des produits, du marché, des clients, de la concurrence. force de persuasion, enthousiasme, persévérance, patience, etc

2. Capacités administratives pour la gestion des clients du centre.

 * Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)  

* Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)  

* Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)  

* Polyvalence (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)  

* Ingéniosité (résoudre de nouveaux problèmes ou imprévus)  

* Prévenance (avoir le souci constant de la recherche de la qualité, aller aux devant des besoins, démontrer de la curiosité en regard des tâches)  

* Vigilance (observer le deroulement de ses tâches de façon à en controler le résultat)

Les personnes intéressées peuvent écrire à nerea.rojas@institutfrancais.es, en envoyant CV et lettre de motivation, au plus tard le 28/08/2023.