L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.

L’antenne de Bilbao reçoit une moyenne de 600 élèves par an avec un public majoritairement composé d’enfants et d’adolescents. Elle est un pôle important dans le Nord de l’Espagne pour les certifications avec une moyenne de 1150 candidats par an au DELF et au DALF. (8 séances par an)

Le département des cours est composé de deux personnes administratives : une personne pour l’accueil et les inscriptions des cours et une personne pour la gestion administrative du DELF et du DALF et en charge des cours extérieurs et séjours linguistiques. L’équipe pédagogique est composée d’une coordinatrice pédagogique et de 10 professeurs. 

Le/la Secrétaire examens, cours externes et séjours linguistiques collabore avec la responsable du centre d’examens pour garantir la logistique de l’organisation des certifications DELF-DALF et TCF (gestion administrative et suivi logistique),  ainsi que pour le développement des cours externes et la gestion et la promotion des séjours linguistiques. Elle assure les missions :

La gestion administrative de cours à l’extérieur  :  
– Actualisation de la base de données d’entreprises et institutions éducatives,
– Préparation et envoi de devis de cours de français et/ou cours de préparation DELF-DALF.
– Gestion et suivi des cours, Information aux entreprises par rapport à la subvention de la formation.

La gestion administrative des certifications :
Prospects :
– Actualisation de la base de données des établissements partenaires,
– Aide à l’organisation de rencontres entre partenaires éducatifs.

Communication et inscriptions des candidats :
– Elaboration des calendriers des examens,
– Informations aux candidats, vérification de données et saisie des informations sur les logiciels de gestion interne,
– Élaboration du planning de la séssion. Édition et envoi des convocations aux candidats et au examinateurs/correcteurs,

Organisation logistique DELF-DALF:
– Elaboration du planning et des listes de passation des épreuves oraux et écrits,
– Recherche des salles et aménagement de l’espaces avant des épreuves collectives et individuelles,
– Préparation des enveloppes pour des examens écrits et découpages des sujets pour passation des oraux,
– Surveillance des épreuves oraux et écrits,
– Saisie des notes sur le logiciel, envoie des résultats et des diplômes aux centres scolaires.

Organisation logistique TCF:
– Elaboration des calendriers de passation,
– Saisie des inscriptions sur le logiciel interne, et envoi des convocations aux candidats, 
– Elaboration du planning de passations et recherche de surveillants et examinateurs pour l’oral,
– Après les épreuves, envoi des documents par la poste. Envoi des résultats aux candidats.

La gestion administrative des séjours linguistiques:
En collaboration avec la responsable de l’accueil,
– Collaboration en la création du catalogue des séjours Institut français d’Espagne et diffusion (élèves et partenaires),
– Information au public et gestion des dossiers d’inscription,
– Suivi après-vente.  

Missions spécifiques diverses : 
– Appui et remplacement de la personne de l’accueil le lundi matin et en cas d’absence.
– Appui à l’inscription des élèves pendant les périodes d’inscription, notamment à la Rentrée.

Relations fonctionnelles avec les services de l’antenne et l’équipe enseignante.
Contacts avec les centres scolaires locaux, lycée français de Bilbao…                

Diplôme : Licence / Maîtrise
Précisions domaine.s : Gestion, Administration
Expérience : Expérience similiaire appréciée

Connaissances (Savoirs) :
Outils Bureautiques: Microsoft
Logiciel métier: GAEL, TEO, AEC, Fled-Flad, BOOKEO
Linguistiques: français B1, espagnol B2

– Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
– Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
– Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
– Polyvalence (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
– Ingéniosité (résoudre de nouveaux problèmes ou imprévus)
– Prévenance (avoir le souci constant de la recherche de la qualité, aller aux devant des besoins, démontrer de la curiosité en regard des tâches)
– Vigilance (observer le deroulement de ses tâches de façon à en controler le résultat)

Type de Contrat : CDD Remplacement arrêt maternité
Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.
Salaire :   1.587,78 € Mensuel brut

Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en francais et en espagnol, CV et références, aux coordonnées ci dessous, avant le 15 mars 2023 : nerea.rojas@institutfrancais.es