L’Institut français de Madrid recherche un/une secrétaire cours pour un remplacement à temps plein à pouvoir IMMEDIATEMENT.
L’Institut français d’Espagne (IFE)
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Description du service de la direction des cours
L’agent est placé sous la responsabilité du directeur des cours Mickaël White-Carceller.
La direction des cours est organisée en 2 pôles :
- Le pôle «Administration des cours» regroupe les aspects relations usagers, les cours externes, les examens et les séjours linguistiques,
- Le pôle «Enseignement» qui comprend la coordination pédagogique, l’innovation multimédia, les classes découvertes, la bibliothèque de l’enseignant et l’équipe pédagogique.
Au total, la direction des cours emploie 64 personnes.
Descriptif de la mission
Au sein de la direction des cours, le/la secrétaire des cours assure les missions de secrétariat, avec la gestion des appels téléphoniques. Il/Elle participe aux évènements de l’institut comme les portes ouvertes et promotion des produits linguistiques auprès d’autres partenaires, et surveillance d’examens.
- Secrétariat :
- Aider dans la gestion des remplacements : échange avec les professeurs pour remplacement, communication aux apprenants, réservation de salles, mise à jour logiciel Arc En Ciel (AEC).
- Gérer les locations du matériel de la direction des Cours (ordinateurs, tablettes).
- Gestion courrier «cours Madrid»
- Renseigner le public en présentiel et par téléphone, sur les produits en vente (cours intensif d’été).
- Gestion sur logiciel AEC.
- Gérer les commandes de la direction des Cours (secrétariat et matériel pédagogique d’été).
- Secrétariat du directeur des cours.
- Vente de produits de cours.
- Gestion des bourses linguistiques.
- Participation à l’élaboration des emplois du temps des professeurs.
- Assurera la communication entre le secrétariat et les professeurs.
Liaisons fonctionnelles / externes
Relations fonctionnelles avec le public de l’institut, apprenants, les autres services de l’institut.
Diplômes et expériences requises
- Baccalauréat
- Expérience dans le secrétariat préalable
Connaissances (Savoirs)
- Outils bureautiques
- Maitrise de Microsoft
- Maîtrise de Arc en Ciel appréciée
- Pratique courante de l’archivage et du classement.
- Pratique courante en gestion de conflits avec le public.
Linguistiques :
- Connaissance du français : minimum requis B1
- Connaissance de l’espagnol : minimum requis C2
Compétences recherchées (Savoir-faire) :
- Savoir hiérarchiser et gérer les urgences.
- Savoir rédiger.
- Savoir rendre-compte.
- Savoir accueillir du public.
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Sens du service public (Servir l’intérêt général)
- Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- Réactivité
Particularités du poste
Recrutement sur remplacement d’un agent momentanément absent.
Possibilité de recrutement sur un autre CDD.
Particularités de recrutement salariales
Type de contrat : remplacement.
Temps plein.
Durée : suivant la durée du remplacement.
Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol, CV et références, aux coordonnées si dessous IMMEDIATEMENT.
Contact
Secrétariat général de l’institut français.
Mail : recrutement@institutfrancais.es