L’Institut français de Madrid recherche une "Secrétaire Cours – Chargée gestion administrative Innovation pédagogique et cours externes" pour remplacement congé maternité. Contrat de 39h hebdomadaires du lundi au samedi.
Présentation de l’Institut français d’Espagne
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Liaison hiérarchique
L’agent est placé sous la responsabilité du Directeur des Cours de l’Institut français de Madrid.
Description du service ou département d’exercice de l’agent
La direction des cours est organisée en 2 pôles :
- Le pôle «Administration des cours» regroupe les aspects relations usagers, les cours externes, les examens et les séjours linguistiques,
- Le pôle «Enseignement» qui comprend la coordination pédagogique, l’innovation multimédia, les classes découvertes, la bibliothèque de l’enseignant et l’équipe pédagogique.
Au total, la direction des cours emploie 60 personnes.
Descriptif de la Mission
La secrétaire assiste la direction des cours dans la gestion des missions administratives liées à l’innovation pédagogique, liées aux cours en ligne ainsi qu’aux événements linguistiques organisés (séjours linguistiques, campamentos….). Les missions correspondantes au poste sont détaillées ci-dessous :
>>> Mission de gestion de la plateforme de cours en ligne (MCEL) : 50% (la répartition horaire hebdomadaire varie fortement selon les périodes d’activité). Les périodes fortes sont octobre-février, mai et juin.
1/ Assurer le rôle de gestionnaire de MCEL : inscriptions/réinscriptions sur la plateforme (élèves et nouveaux tuteurs), création de sessions, assignation des tuteurs sur les sessions.
2/ Support tous usagers : prolongation d’inscriptions, changements de niveaux, substitutions de tuteurs, assistance premier niveau (questions d’usage, non techniques) aux usagers pour l’inscription : vérifier le mot de passe, etc.
3/ Réaliser les inscriptions pour les cours individuels et collectifs en ligne) via fichier .csv (francés para llevar, verano en français, etc.) : création de sessions, assignation de tuteurs-tutrices, accès au cours. Inscriptions sur l’interface en espagnol/français/anglais selon les cas. Exporter les rapports finaux pour des sessions collectives.Rentrées des cours en ligne individuels et collectifs + bilan des cours ;
4/ Réaliser les inscriptions pour les sessions ONU via fichier CVS : création de sessions, assignation de tuteurs-tutrices, accès au cours. Inscriptions sur l’interface en espagnol/français/anglais selon les cas. Exporter les rapports finaux pour des sessions collectives.Rentrées des cours en ligne individuels et collectifs + bilan des cours ; Rentrée des cours ONU + exports excel).
>>> Mission de Cours externes : 50% (la répartition horaire hebdomadaire varie fortement selon les périodes d’activité). Les périodes fortes sont septembre, octobre, janvier, février, juin et juillet.
1/ Cours externes – Service clientèle auprès de particuliers :
– traitement des demandes, accompagnement personnalisé et coordination des tests de positionnement (particuliers et étudiants Carlos III).
– élaboration des devis et contrats, facturation, ajustement des calendriers en lien avec les apprenants et professeurs (cours particuliers).
Service clientèle auprès de particuliers : – traitement des demandes, accompagnement personnalisé et coordination des tests de positionnement (particuliers et étudiants Carlos III)
– élaboration des devis et contrats, facturation, ajustement des calendriers en lien avec les apprenants et professeurs (cours particuliers).
2/ Cours externes – Missions transversales :
– Création des cours et inscription des élèves sur le logiciel AEC, collecte des feuilles de présence et bilans de formation, actualisation du fichier prospects.
– Calcul des heures de cours externes (entreprises et particuliers), report sur tableau excel via AEC.
– Participation aux bilans financiers des cours externes.
3/ Soutien logistique et administratif aux cours d’été en fonction des besoins de service.
Liaisons fonctionnelles / externes
Relations fonctionnelles avec les services de l’antenne, la Direction des cours de Madrid, voire des antennes. Contacts avec les acteurs locaux : entreprises, associations, musées, administrations publiques…
Diplômes / Expériences requis
BTS ou DUT dans les domaines suivants : Culturel, Animation touristique.
Expérience souhaitée dans une activité similaire, guide touristique, conférencier.
Connaissances (Savoirs)
Culture Générale : pratique courante
Outils Bureautiques / Microsoft : maîtrise
Logiciel métier : pratique courante
Gestion Comptable et Budgétaire : pratique courante
Techniques commerciales : pratique courante
Linguistiques
Français : maternel
Espagnol : C1
Compétences recherchées ( Savoir-faire)
Savoir définir et mettre en oeuvre une stratégie commerciale
Savoir gérer des projets
Avoir une perspective client : réactivité, précision et suivi face aux demandes
Savoir s’organiser, planifier et anticiper son travail
Être proactif dans son travail
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être
* Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
* Persévérance (fournir l’effort afin de terminer et de réussir le travail demandé)
* Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
* Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
* Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
* Sens du service public (Servir l’intérêt général)
* Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
* Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)
* Initiative (proposer ou entreprendre un travail et en juger la qualité)
Autres : Disponibilité
Particularités de recrutement et salariales
Remplacement congé maternité.
CDD de 6 mois. Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.
Salaire : 20500€ brut sur 12 mois.