Gestionnaire administratif et secrétaire de direction
Présentation de l’Institut francais d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Liaisons Hiérarchiques
L’agent est placé sous la responsabilité du Directeur d’antenne
Description du service ou département d’exercice de l’agent :
L’antenne de Valence de l’Institut francais d’Espagne comprend la Directrice Déléguée, la responsable des examens et l’assisante des examens.
Descriptif de la Mission :
Le/la titulaire du poste assure le secrétariat transversal de l’Institut français de Valence et diverses tâches de gestion administrative et comptable.
Mission de secretariat :
- Gérer l’agenda de la direction (rendez-vous, réunions, déplacements)
- Assurer l’accueil physique, téléphonique, courriels en filtrant et répondant aux questions
- Suivre les notes de frais
- Actualiser les bases de données : mailings, partenariats, associations, presses, festivals.
Gestion administrative :
- Gérer la relation et les contrats avec les fournisseurs (eau, électricité, téléphonie etc) et prestataires (ménage, restauration, taxis etc) et avec le bailleur des locau
- Gestion des conventions culturelles et des contrats de l’Institut,
- Gérer les contrats avec les examinateurs-correcteurs pour chaque session d’examens DELF DALF
- Saisir les demandes de paiements et les titres de recettes sur le logiciel de comptabilité (ELAP)
- Participation à la surveillance et à l’accueil des épreuves d’examens hors les murs (DELF DALF) ou intra muros (DAEFLE, TCF etc)
- Régisseur d’avance et de recettes (accès au compte bancaire pour assurer le suivi des encaissements et des dépenses)
- Réalisation de la concordance entre les plateformes d’inscriptions aux examens et d’encaissement
- Assurer le suivi des heures et congés du personnel
Liaisons fonctionnelles / externes :
Relations fonctionnelles avec les professionnels de l’antenne et équipes de l’Institut français d’Espagne. Contacts avec les acteurs locaux au niveau culturel et autorités publiques, associations, établissements scolaires dans le cadre de ses missions.
Diplômes / Expériences requis : BTS ou DUT
Précisions domaine.s : Gestion administrative
Expérience : Années dans un domaine similaire nécessaires
Connaissances (Savoirs) :
- Fonctionnement de l’Administration – Pratique Courante
- Outils Bureautiques (Word / PPT) – Maîtrise
- Logiciel métier (Elap) – Apprécié
- Archivage, Classement – Pratique Courante
Linguistiques :
- Francais – C2
- Espagnol – C2
Compétences recherchées ( Savoir-faire) :
- Savoir hiérarchiser et gérer les urgences,
- Connaisances et appétence pour la gestion administrative,
- Savoir rendre compte,
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Sens du service public (Servir l’intérêt général)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- Autres : Réactivité, grande rigueur
Particularités du poste : Toute petite équipe et donc polyvalence attendue.
Particularités de recrutement et salariales :
- CDI (temps plein)
- 39heures par semaine (du lundi au samedi)
- Statut : Auxiliar administrativo
- Salaire : 20 966€
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en francais et en espagnol, CV et références, aux coordonnées ci-dessous, avant le 15 septembre 2025
Poste à pourvoir au : 1er octobre 2025
Personnes à contacter : Secrétariat général de l’institut francais