Présentation de l’Institut francais d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France
contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux,
préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Description du service ou département d’exercice de l’agent :
Le/la gestionnaire est rattachée au secrétariat général de l’Institut français d’Espagne qui comprend 2 pôles : le pôle RH et le pôle budgétaire. Le secrétariat général est composé d’une dizaine d’agents. Ce contrat est un contrat de relevo : le/la titulaire du pose sera accompagné(e) dans l’exercice de ces fonctions par une gestionnaire budgétaire expérimentée dans un but de transmission des connaissances avant départ en retraite. Ce contrat de CDD pourra éventuellement déboucher sur un contrat de CDI lors du départ en retraite de l’agent concernée si et seulement si le/la gestionnaire recrutée donne pleine et entière satisfaction dans l’exercice de ses fonctions (recrutement en CDI non automatique).
Descriptif de la Mission :
Tâches Gestionnaire Budgétaire Dépenses – Institut français d’Espagne
Le/La titulaire du poste est responsable de saisir les demandes de paiement correspondant aux différentes dépenses de l’Institut francais dans le logiciel comptable Elap. Il/Elle centralise les demandes de paiement des différents services et de certaines antennes de l’IF qui doivent être accompagnées des pièces justificatives (factures, contrats, mémoires de frais…). Il/Elle contrôle ces pièces justificatives sur la base des règles comptable en vigueur dans les établissements publics français à autonomie financière. En cas d’anomalie ou de pièce manquante, il/elle dialogue avec le service concerné pour obtenir des justificatifs conformes. Enfin, il/elle s’assure de la disponibilité des crédits budgétaires avant de saisir les demandes de paiement sur Elap. Ses missions comprennent donc :
- Vérification et préparation des dossiers de liquidation ;
- Conseil aux services et aux antennes sur la réglementation comptable ;
- Vérification de la disponibilité des crédits sur les lignes budgétaires ;
- En cas de solde négatif, saisie des transferts de crédits entre comptes budgétaires ;
- Engagement, liquidation, préparation du mandatement des dépenses ;
- Archivage des pièces comptables de dépense ;
- Dialogue avec l’agence comptable régionale en charge des paiements en cas de doute sur un aspect de la réglementation publique ;
- Saisie des budgets dans Elap dans le cadre de la programmation budgétaire (budget initial,
budgets rectificatifs) ; - Réalisation de tableaux de suivi budgétaire pour informer les services et antennes des crédits consommés ou disponibles sur leurs budgets respectifs ;
- Relations fournisseurs (suivi de factures).
Tâches Contrôle de Gestion
- Fournitures de données budgétaires permettant la réalisation de suivi et des études analytiques
Binômat du gestionnaire Budgétaire Recettes de l’Institut francais d’Espagne
- Maitrise des procédures de saisie budgétaire des titres de recettes, réductions de recettes,
opérations diverses, etc dans Elap - Maitrise de la procédure de facturation
- Gestion de certaines procédures administratives type remboursements de TVA
Liaisons fonctionnelles / externes :
Relations étroites avec l’agence comptable regionale / les Secrétariats Généraux des antennes de l’IF / le
Service des cours, les stagiaires et services civiques. Contacts extérieurs : fournisseurs, intervenants,
administrations pubiques….
Diplômes / Expériences requis :
Diplôme: Tout diplôme pertinent pour ce poste
Idéalement : Finances Publiques, Comptabilité, Gestion budgétaire et comptable
Expérience: Toute expérience pertinente sur des fonctions similaires
Connaissances (Savoirs) :
- Gestion Comptable et Budgétaire – Maîtrise
- Outils Bureautiques: Word/Excel – Maîtrise
- Logiciel métier: Elap – Apprécié
- Nomenclature Comptable M9-5 / M9-7 – V
Linguistiques :
- Français – B2
- Espagnol – B2
Compétences recherchées ( Savoir-faire) :
- Savoir hierarchiser et gérer les urgences,
- Savoir rendre-compte
- Savoir s’organiser, planifier et anticiper son travail
- Connaisances et appétence pour la gestion administrative et comptable
Qualités Requises (soft-skills) – Savoirs-être :
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Autonomie (se prendre en charge, selon ses responsabilité et agir au moment opportun, suivant contexte)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Intégrité (réaliser son travail sans abuser ou léser autrui)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- Autre : Rigueur; Courtoisie, calme et respect des interlocuteurs tout en faisant preuve de
fermeté pour faire respecter les règles de comptabilité publique; Savoir faire face à des périodes d’activité plus intense (fin de gestion annuelle)
Particularités du poste :
Oficial de primera – Contrat dans le cadre d’un contrat de rélève pour retraite partielle
Particularités de recrutement et salariales :
- Type de Contrat : CDD
- Durée 27 Mois
- Horaire : 34:00 hebdo suivant contrat de travail (87,18% Temps partiel du lundi au samedi)
- Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.
- Salaire: 22.000 € Annuel brut sur 12 mois
- Poste à pourvoir au 7 janvier 2025
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en francais et en espagnol, CV et références, aux coordonnées ci-dessous, avant le 20 décembre 2024
Secrétariat général de l’institut francais, mail : recrutement@institutfrancais.es