L’institut français de Madrid recherche un.e Assistant.e Administrative en charge des Cours Externes pour un temps complet du lundi au samedi (39h hebdomadaire). Poste à pourvoir au 1er octobre 2024.

Présentation de l’Institut français d’Espagne

L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.

Liaisons hiérarchiques

L’agent est placé sous la responsabilité du Directeur des Cours.

Description du Service d’exercice de l’agent

La direction des cours est organisée en 2 pôles :

  • Le pôle «Administration des cours» regroupe les aspects relations usagers, les cours externes, les examens et les séjours linguistiques,
  • Le pôle «Enseignement» qui comprend la coordination pédagogique, l’innovation multimédia, la bibliothèque de l’enseignant et l’équipe pédagogique.
    Au total, la direction des cours emploie 60 personnes.

Descriptif de la mission

Au sein de la direction des cours, l’assistant.e en charge des cours externes organise et développe l’activité de cours :

  • Sur mesure auprès d’entreprises, institutions et particuliers,
  • Collectifs délocalisés dans des centres éducatifs ou autres,
  • Online auprès d’entreprises et institutions. Les missions sont décrites ci-après :

Les missions reposent sur trois axes :

• Gestion de la clientèle :

> Proposer une prestation de services conforme aux besoins, négocier et conclure un accord de collaboration, collaborer avec les référents pédagogiques pour l’élaboration du programme,

> Élaborer devis et contrats, facturer, relancer, assurer suivi de la formation et le service après-vente,

• Gestion administrative :

> Aide au suivi du budget révisionnel des recettes du département, rendre compte du chiffre d’affaires (bilans d’étapes, par année scolaire et civile),

> Auprès de la direction des cours : déclarer mensuellement les heures réalisées, gérer les remplacements, mettre en paiement les éventuelles factures de professeurs auto-entrepreneurs, aider à répondre aux appels d’offre en collaboration avec les référents pédagogiques,

> Auprès des professeurs : rechercher les professeurs, affecter les cours, transmettre les attentes du client et le niveau des apprenants, collecter les registres d’assiduité et les bilans de formation,

• Communication – prospection :

> Proposer à la direction des stratégies de développement de l’activité, des supports de communication,

> Prospecter de nouveaux publics,

> Participation à des salons ou événements selon leur pertinence,

• Missions spécifiques diverses :

> Proposer à la direction des stratégies de développement de l’activité, des supports de communication,

> Prospecter de nouveaux publics,

> Participation à des salons ou événements selon leur pertinence,

• Missions spécifiques diverses :

Dans le cadre des nécessités de service et des besoins opérationnels de l’IF Madrid, différentes missions relevant de la direction des cours et des examens et des séjours linguistiques pourront également être assumées.

Liaisons fonctionnelles / externes

Direction des cours (définition stratégie commerciale, suivi des partenaires, budget, C.A) ; Comptabilité (facturation, dépenses) ; Secrétariat des cours (contrôle des heures enseignants) ; Responsables pédagogiques (analyse des besoins, élaboration de programme, évaluation)

Diplômes / Expériences requis

Licence en Sciences politiques, commerce, Administration Economique et Sociale

Expérience préalable en Institut français et/ou alliance française

Connaissances / Savoirs

Connaissance des méthodologies d’enseignement FLE et FOS : Apprécié

Outils Bureautiques : Microsoft : Maîtrise

Logiciel métier : Pratique Courante

Tableau de Bord – Indicateurs : Pratique Courante

Technologies de l’information et de la communication pour l’enseignement (TICE) : Apprécié

Techniques commerciales : Pratique Courante

Linguistiques : Français (maternel), Espagnol (C1), Anglais (B2)

Compétences recherchées

1/ Savoir définir et mettre en oeuvre une stratégie commerciale

2/ Savoir Implanter et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord)

3/ Savoir négocier

Qualités requises

Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)

Perséverance (fournir l’effort afin de terminer et de réussir le travail demandé)

Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)

Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)

Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)

Sens du service public (Servir l’intérêt général)

Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)

Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)

Initiative (proposer ou entreprendre un travail et en juger la qualité)

Réactivité, flexibilité

Particularités du poste

Forte appétence pour la relation clientèle et vente

Particularités de recrutement et salariales

CDI, Oficial de primera

Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada.

Salaire : 23300€ annuel brut sur 12 mois

Poste à pourvoir au 1er octobre 2024.

Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation en français et en espagnol, CV et références à recrutement@institutfrancais.es, avant le 04 juillet.

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Empleo

Assistant/e Direction des Cours