Présentation de l’Institut francais d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européenne, francophones.
Liaisons hiérarchiques :
Directeur Général de l’Institut français d’Espagne, Conseiller de coopération et d’action culturelle de l’Ambassade de France en Espagne (COCAC)
Description du service :
L’assistant.e assure le secrétariat de direction de l’Institut français d’Espagne et du Service de coopération et d’action culturelle de l’Ambassade de France en Espagne. Le poste implique un secrétariat partagé avec l’assistante du Conseiller de coopération et d’action culturelle adjoint en cas d’absence ou pour assurer la continuité du service.
Descriptif des missions :
La mission consiste à assurer le secrétariat du Directeur Général de l’Institut français d’Espagne, également Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC) de l’Ambassade de France en Espagne et à l’assister dans la gestion de ses affaires courantes.
Organisation du secrétariat :
- Gérer l’agenda de la direction (rendez-vous, réunions, déplacements, déjeuners, etc.)
- Assurer l’accueil physique des visiteurs du COCAC, téléphonique et par courriel
- Préparer les dossiers en amont des réunions, rendez-vous et en assurer le suivi
- Traduire ponctuellement en espagnol des documents en français
- Relire et corriger des textes en espagnol
- Rédiger des projets de supports d’informations : courriers, notes, compte-rendus, etc.
- Participer aux réunions de direction / convoquer des réunions
- Classer et archiver des documents
- Gérer les déplacements du COCAC (réservation de chauffeurs, titres de transport, hôtels…)
Tâches administratives :
- Gérer les dossiers de décoration
- Assurer la coordination avec les services de l’Institut et de la chancellerie
- Suivre les ordres de missions et notes de frais du COCAC
- S’assurer du suivi et de l’organisation logistique d’événements avec la Résidence de France
- Actualiser la base de données des contacts du COCAC
Liaisons fonctionnelles / externes :
Relations fonctionnelles avec les équipes de l’Institut français d’Espagne et de l’Ambassade de France en Espagne.
Contacts avec les acteurs locaux : autorités, administration espagnole, ambassades, associations, lycées français, alliances françaises, etc.
Diplômes / Expériences requis :
- Diplôme : BTS ou DUT
- Précisions domaine.s : Assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
- Expérience : Expérience similaire appréciée
Connaissances (Savoirs) :
- Fonctionnement de l’administration – Pratique courante
- Outils Bureautiques Suite Office – Maîtrise
- Logiciel métier Eole et autres logiciels du MEAE – Pratique courante appréciée
- Archivage, classement – Pratique courante
Linguistiques :
- Francais – C1
- Espagnol – C1
Compétences recherchées (savoir-faire) :
- Maîtrise du français et de l’espagnol écrits et parlés
- Savoir hierarchiser et gérer les urgences
- Savoir rédiger
- Savoir rendre compte
- Savoir organiser des évènements
- Esprit de synthèse
- Résister au stress
Qualités requises (savoirs-être) :
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Assiduité (présence active régulière et soutenue à l’endroit où l’on a des obligations)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Réactivité (capacité de la personne à agir très vite face à une situation donnée pour trouver une solution, une réponse efficace et rapide)
- Sens du service public (Servir l’intérêt général)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Polyvalence – Adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contexte variés)
- Discernement
Particularités de recrutement et salariales :
- Type de Contrat : CDD (substitución) de 1 an avec possible transformation en CDI
- Convention collective applicable : Enseignement et formation non réglementés
- Salaire brut annuel sur 12 mois : 26 013 €
:: DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 12 OCTOBRE 2025 ::
:: POSTE À POURVOIR À COMPTER DU : 1ER NOVEMBRE 2025 ::
Modalités de candidature :
Les candidat·e·s sont invité·e·s à envoyer un CV et une lettre de motivation en français et en espagnol à l’adresse «recrutement@institutfrancais.es», en précisant dans l’objet du message : « Candidature au poste d’assistant·e de direction à l’IF Espagne – Réf. 250913 ».
Le niveau d’espagnol fera l’objet d’une vérification au cours du processus de recrutement.
Sans réponse de l’IF dans un délai d’un mois après la date limite de candidature, toute candidature pourra être considérée non retenue.