Présentation de l’Institut français d’Espagne (IFE) :
L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de France en Espagne qui dépend du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères. Il est chargé de la promotion de la culture et de la langue françaises en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre les deux pays en matière d’éducation et de culture, et travaille, de manière plus générale, à toutes les problématiques liées à l’influence française sur le territoire espagnol. Il se compose de 6 antennes : Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut français d’Espagne, fondé en 2011, remplit 3 missions essentielles :
▪ Une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître la culture de la France contemporaine, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs et ses écrivains, ses créateurs, etc.
▪ Une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les niveaux, préparant aux diplômes attestant la connaissance de la langue (DELF, DALF).
▪ Une mission plus générale de forum interculturel entre la culture de la France contemporaine et les cultures espagnole, européennes, francophones.
Liaisons hiérarchiques : l’agent est placé sous la responsabilité de :
Au sein de l’antenne de Madrid (IFM) de l’IF Espagne, dirigée par le directeur délégué de l’antenne de Madrid, le titulaire du poste est placé sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur des cours.
Description du service ou département d’exercice de l’agent :
La direction des cours est organisée en 2 pôles :
- Le pôle «Administration des cours» regroupe les aspects relations usagers, les cours externes, les examens et les séjours linguistiques,
- Le pôle «Enseignement» qui comprend la coordination pédagogique, l’innovation multimédia, les classes découvertes, la bibliothèque de l’enseignant et l’équipe pédagogique.
Au total, la direction des cours emploie près de 60 personnes.
Descriptif de la mission :
Au sein de la direction des cours, pôle Administration des cours, l’assistant(e) en charge des cours externes est chargé(e) d’administrer et de développer l’activité de cours et des espaces de coworking :
- Sur mesure auprès d’entreprises, d’institutions et d’organismes.
- Collectifs délocalisés dans des centres éducatifs ou autres.
- Online auprès d’entreprises et institutions.
Les missions reposent sur trois axes :
• Gestion de la clientèle :
- Proposer une prestation de services conforme aux besoins, négocier et conclure un accord de collaboration, collaborer avec les référents pédagogiques pour l’élaboration du programme,
- Élaborer devis et contrats, facturer, relancer, assurer le suivi de la formation et le service après-vente,
• Gestion administrative :
- Aide au suivi du budget prévisionnel des recettes du service, rendre compte du chiffre d’affaires (bilans d’étapes, par année scolaire et civile),
- Auprès de la direction des cours : déclarer mensuellement les heures réalisées, gérer les remplacements, mettre en paiement les éventuelles factures de professeurs auto-entrepreneurs, aider à répondre aux appels d’offre en collaboration avec les référents pédagogiques,
- Auprès des professeurs : rechercher les professeurs disponibles, affecter les cours, transmettre les attentes du client et le niveau des apprenants, collecter les registres d’assiduité et les bilans de formation,
- Espaces de coworking : gestion administrative des espaces de coworking hébergés au sein de l’Institut français de Madrid, en collaboration avec la responsable des partenariats concernant les contacts avec les entreprises, et sous la supervision du secrétaire général adjoint de l’IFM.
• Communication – prospection :
- Proposer à la direction des stratégies de développement de l’activité, des supports de communication,
- Prospecter de nouveaux publics,
- Participation à des salons ou événements selon leur pertinence.
Liaisons fonctionnelles / externes :
Relations fonctionnelles avec les services de l’antenne : Direction des cours (définition stratégie commerciale, suivi des partenaires, budget, C.A) ; Comptabilité (facturation, dépenses) ; Secrétariat des cours (contrôle des heures enseignants) ; Responsables pédagogiques (analyse des besoins, élaboration de programme, évaluation) ; Secrétariat général adjoint (gestion administrative des espaces coworking).
Diplômes / Expériences requis :
Diplôme : Licence minimum
Précisions domaine.s : Formation professionnelle supérieure en gestion administrative, administration de bureau, commerce, administration économique et sociale
Expérience : Préalable en Institut français et/ou Alliance française appréciée ou sur un poste similaire
Connaissances (savoirs) :
- Connaissance des méthodologies d’enseignement FLE et FOS : apprécié
- Outils bureautiques Microsoft : maîtrise
- Logiciel métier : pratique courante
- Tableau de bord – indicateurs : pratique courante
- Technologies de l’information et de la communication pour l’enseignement (TICE) : apprécié
- Techniques commerciales : pratique courante
Linguistiques :
- Français : niveau maternel
- Espagnol : niveau C1
- Anglais : niveau B1/B2
Compétences recherchées (savoir-faire) :
- Savoir communiquer de manière professionnelle avec différents interlocuteurs
- Savoir gérer les priorités et les imprévus, savoir organiser ses missions, savoir anticiper
- Travailler avec rigueur, être autonome sur les situations courantes de l’activité
Qualités requises (soft-skills) – savoir-être :
- Esprit d’équipe (travailler avec les autres de manière solidaire en contribuant au travail de l’équipe par ses idées et efforts)
- Persévérance (fournir l’effort afin de terminer et de réussir le travail demandé)
- Organisation (préparer son travail pour satisfaire les exigences et qualités dans les temps)
- Communication (utiliser un style, ton et terminologie adaptés à la personne et circonstances)
- Discrétion (ne pas divulguer des informations relatives au fonctionnement de son administration)
- Sens du service public (servir l’intérêt général)
- Efficacité (réaliser son travail selon attentes exprimées de temps, quantités et qualités)
- Polyvalence – adaptabilité (accomplir des tâches diverses dans des domaines et contextes variés)
- Initiative (proposer ou entreprendre un travail et en juger la qualité)
Autres : Réactivité, flexibilité
Particularités du poste :
Appétence pour la gestion administrative, la relation client et la vente (démarchage)
Particularités de recrutement et salariales :
Type de contrat : CDI
Statut : Convention collective Convenio de Enseñanza no reglada
Salaire : 25.102 € annuel brut sur 12 mois
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant une lettre de motivation à recrutement@institutfrancais.es et ken.perez@institutfrancais.es (directeur des cours) en français et en espagnol, CV et références, avant le 20 juin 2026.
Poste à pourvoir au : 1er septembre 2026
Compte tenu du nombre de candidatures susceptibles d’être reçues, seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de recrutement seront contactées. Ainsi, sans réponse de notre part avant le 1er juillet 2026, nous vous remercions de considérer que votre candidature n’aura pas été retenue.