Quantité de travail : 21h par semaine, du 23 mai au 22 juillet 2022
Horaires : horaires de bureau, 4 jours par semaine (samedi inclus)
Poste à pourvoir au 23 mai 2022
Description de l’organisme d’accueil :
L’Institut français d’Espagne est l’opérateur du Ministère français des Affaires étrangères chargé
de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération
bilatérale entre nos deux pays en matière d’éducation et de culture. L’Institut français d’Espagne
est un service de l’Ambassade de France en Espagne. Il est composé de 6 antennes, Barcelone,
Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.
L’Institut Français de Barcelone, fondé en 1921, est un lieu d’échange culturel entre la France et
la Catalogne, et plus généralement l’Espagne. L’IFB remplit 3 missions essentielles :
- une mission d’enseignement du français langue étrangère, pour tous les publics et tous les
niveaux, préparant aux diplômes officiels attestant la connaissance de la langue (DELF,
DALF, TCF) ; - une mission de diffusion et d’échanges culturels, visant à faire connaître les cultures
françaises et francophones, à travers ses artistes, ses cinéastes, ses penseurs, ses écrivains,
ses créateurs, etc. ; - une mission d’information et de documentation ;
- une mission plus générale de forum interculturel.
Descriptif du poste :
Sous la responsabilité de la directrice des cours, l’assistant(e) du service des cours participe aux
opérations liées à l’accueil des élèves, parents d’élèves, et candidats, au traitement des inscriptions,
et au bon déroulement des cours (suivi clients et coordination avec les professeurs).
Activités principales :
- Assurer l’accueil des personnes souhaitant s’inscrire aux cours et aux examens, les
renseigner et les conseiller. - Mettre en place tous les outils (codage des cours, tests de niveau) nécessaires au bon
déroulement des inscriptions. - Procéder aux inscriptions en présentiel (encaissement), et guider les élèves dans leur
inscription en ligne. - Effectuer le suivi des clients (conseil, orientation, gestion de leurs fiches élèves).
- Relancer les prospects et les anciens étudiants par mailing ou téléphone.
- Relancer les étudiants en cas de défaut de paiement.
- Éditer, afficher les informations sur les cours et tests de niveaux.
- Gérer les changements et les annulations de cours, les remplacements de professeurs, les
absences de mineurs. - Effectuer le suivi avec les professeurs des évaluations périodiques ou de fin de niveau,
animations de fin d’année ou autres pour les cours jeunes, orientation des étudiants.
Activité complémentaire :
- Délivrer les diplômes et les attestations de réussite aux examens.
- Gérer les envois des enquêtes de satisfaction.
Diplômes et formations :
- Formation de secrétariat / gestion administrative appréciée
- Une première expérience sur un poste d’accueil du public et de gestion administrative
appréciée
Compétences et connaissances requises :
- Connaissance des techniques d’accueil du public (en présentiel, au téléphone et par
courriel)
- Capacité d’organisation et rigueur dans le traitement des dossiers et pour respecter les
délais - Capacité à travailler en équipe
- Bonne maîtrise des logiciels métiers (MS Office…)
- Minimum bilingue français – espagnol, maîtrise du catalan très appréciée.
Qualités :
- Discrétion
- Bonne gestion de l’urgence et du stress
Particularités de recrutement et salariales : Contrat de travail à Durée Déterminée, salaire brut mensuel 791,97€ pour 21h/sem.
Pour candidater :
Les personnes intéressées voudront bien se faire connaître en adressant un courriel de motivation en français et en espagnol ou catalan avec CV et références avant le 18 mai à l’adresse cv.barcelona@institutfrancais.es