L’Institut Français d’Espagne à Madrid recrute Un(e) adjoint(e) au secrétaire général Poste à pourvoir le 1er septembre 2018

L’Institut français d’Espagne est l’opérateur du Ministère français des Affaires étrangères chargé de la promotion de la culture et de la langue française en Espagne. Il favorise la coopération bilatérale entre nos deux pays en matière d’éducation et de culture. L’Institut français d’Espagne est un service de l’Ambassade de Franc en Espagne. Il est composé de 6 antennes, Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville et Valence.

 

Description de la mission :

L’adjoint(e) au secrétaire général assiste le secrétaire général de l’IFE dans l’ensemble de ses missions, en particulier pour ce qui concerne l’antenne capitale de Madrid. Il contribue au pilotage budgétaire et financier de l’établissement, notamment en animant la démarche de contrôle budgétaire et comptable et en assurant une mission de contrôle de gestion visant à améliorer le fonctionnement de l’Institut. Par ailleurs, il est en charge de la gestion du service intérieur de l’antenne de Madrid : suivi et organisation de la maintenance du bâtiment et des équipements, coordination des activités et organisation du travail du personnel technique et des prestataires extérieurs, suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement et recherche d’optimisation financière. Dans cette mission, l’adjoint(e) au secrétaire général est assisté par un intendant.

 

Activité principales

  1. Pilotage budgétaire et financier :
  • Suivi de la gestion budgétaire de l’antenne de Madrid, recettes et dépenses (préparation du budget en lien avec les attachés de fonctionnement, suivi de l’exécution, engagement, participation à la gestion budgétaire) ;
  • Suivi du contrôle interne budgétaire et comptable : en lien avec l’agence comptable de l’Institut : mise en place de procédures internes, actualisation du module CIBC de AGE, appui aux antennes de l’IFE ;
  • Contrôle de gestion : suivi du contrôle de gestion, réalisation ponctuelle d’études visant à améliorer la gestion de l’IFE ;
  • Régisseur d’avances de l’antenne de Madrid.

 

  1. Responsable service intérieur :
  • Programmation et mise en œuvre d’un plan d’entretien du bâtiment ;
  • Organisation et planification du travail du personnel technique en fonction du planning d’activités ;
  • Responsable sécurité en lien avec le prestataire de prévention des risques (suivi et mise en place du plan d’autoprotection, organisation d’exercices d’évacuation, …) ;
  • Suivi opérationnel des contrats de prestations d’entretien et de maintenance ;
  • Gestion du budget logistique et supervision des commandes et achats en fonction des besoins des services généraux (demande de devis, recherche de fournisseurs, mise en place de marchés, gestion des stocks et fournitures) ;
  • Suivi des travaux.

 

Profil recherché :

Connaissances :

  • Principales problématiques de gestion financières,
  • Réglementation comptable publique française,
  • Principes de fonctionnement des organisations,
  • Capacité à travailler en français et en espagnol (niveau C1 min.).
  • Maitrise du logiciel Excel niveau expert, connaissance de logiciels de gestion appréciée, en particulier du logiciel AGE.

Compétences :

  • Assurer le suivi d’un budget,
  • Sens de l’organisation,
  • Encadrer et animer une équipe,
  • Gérer les relations avec les interlocuteurs,
  • Capacité à hiérarchiser,
  • Capacité à s’adapter aux changements,
  • Sens de l’initiative,
  • Capacité à rendre compte.

Savoir-être :

  • Très bon sens relationnel,
  • Rigueur,
  • Autonomie,
  • Sens du service public,
  • Disponibilité,
  • Réactivité.

 

Rémunération et conditions administratives

La personne sera recrutée sur un Contrat à durée déterminée de droit local (« VII Convenio de Enseñanza y Formación no Reglada ») à temps complet, avec période d’essai de 3 mois.

Rémunération brute annuelle : 27 k€.

Lieu de travail 

Institut Français d’Espagne –Madrid C/ Marqués de la Ensenada, 12 – 28004 Madrid – Espagne

Pour postuler à cette offre

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par courrier électronique exclusivement avant le 9 juillet 2018 à Mme Inmaculada Pascual, secrétariat général de l’Institut français d’Espagne (inmaculada.pascual@institutfrancais.es).